Komu zlecić księgowość firmy

We własnym zakresie

Księgowość małej firmy można prowadzić samemu, szczególnie jeżeli ma się trochę chęci i czas do nauki. Dominująca wśród mniejszych firm podatkowa księga przychodów i rozchodów nie jest bowiem zbyt skomplikowana, a każdy przedsiębiorca zna też kogoś, kogo może się poradzić w trudniejszych przypadkach.

Kiedy operacji księgowych jest więcej, firma jest VAT- owcem, czy handluje z zagranicą, warto zatrudnić doświadczonego księgowego. Zaoszczędzone w ten sposób czas, pieniądze (błędne księgowania po wizytach kontrolerów skarbowych mogą sporo kosztować) i zdenerwowanie można wykorzystać w dziedzinach, na których znamy się lepiej.

Bez względu na to, czy księgujemy sami, czy robi to za nas nasz księgowy, powinniśmy nabyć jakieś aplikacje rachunkowe.
W przypadku małych firm będą to pojedyncze programy, moduły, np. moduł finansowo- księgowy (tzw. FK- a), moduł płacowo- kadrowy, magazynowy. W większych firmach te moduły wchodzą w skład zintegrowanych systemów do zarządzania.

Wybór programu księgowego nie jest taki prosty. Wprawdzie są one dosyć podobne, ale każdy z popularnych programów sprawdza się najlepiej w określonej kategorii firm. Przed decyzją, którą aplikację wybrać, warto popytać znajomych, szczególnie tych, którzy prowadzą podobne firmy.

Problemu, na co się zdecydować nie ma oczywiście, kiedy zatrudniamy księgowego. Najczęściej ma on własne preferencje i przyzwyczajenia, więc sam wie na czym chce pracować.

Program najczęściej kupujemy w pudełku, instalujemy i co jakiś czas (najczęściej wraz z nowelizacją przepisów) dokonujemy jego aktualizacji. Jeżeli przy wyborze konkretnej aplikacji kierujemy się w dużej mierze ceną, to należy zbadać nie tylko ile kosztuje sam licencja, ale także późniejsze uaktualnienia, gdyż wydatki z tego tytułu mogą przewyższać koszty licencji.

Samodzielne prowadzenie księgowości najbardziej opłaca się, kiedy firma jest niewielka, a jej działalność nieskomplikowana. Zatrudnianie księgowego, czy tworzenie całego działu księgowego jest wskazane, kiedy wychodzi taniej niż wykorzystanie usług biura rachunkowego.

Z pomocą biura rachunkowego

Stawki, jakie inkasują biura kształtują się od paruset do kilku tysięcy złotych na miesiąc. Cena usług zależy z jednej strony od skomplikowania rachunkowości firmy (mierzonego najczęściej ilością dokumentów w miesiącu), a z drugiej od tego, czy biuro ponosi odpowiedzialność finansową za swoje działania. W takim wypadku, jeżeli np. kontrola skarbowa wykaże, że w wyniku złego zaksięgowania, firma zapłaciła mniejszy podatek niż powinna, będzie się mogła domagać rekompensaty poniesionych kar.

Oprócz prowadzenia ksiąg, niektóre biura rachunkowe świadczą także usługi doradztwa podatkowego i prawnego.

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe? Podobnie, jak w przypadku programów, wskazany jest wywiad wśród znajomych, znowu najlepiej prowadzących podobne firmy. Wśród biur rachunkowych także występuje pewna specjalizacja, więc dobór właściwego ma tym większe znaczenie, im mniej typową działalność prowadzi firma. Warto zapytać, czy biuro, z którym zamierzamy współpracować świadczy dodatkowe usługi, np. doradztwa podatkowego.

Inne rozwiązania

Sami prowadzimy buchalterię, zatrudniamy księgowego, lub przenosimy księgi do biura rachunkowego, ale czy to wszystko?
W zasadzie tak, chociaż opisane wyżej warianty mogą odbiegać od swych klasycznych wzorców.

Po pierwsze, programów księgowych (i nie tylko) możemy używać w modelu ASP (Application Service Providing), czyli generalnie dzierżawić w internecie za pewną opłatą. W takiej sytuacji, zamiast wydawać na początek duże pieniądze na oprogramowanie, korzystamy z aplikacji, które znajdują się na obcym serwerze i płacimy za to co miesiąc ustaloną stawkę. Może się okazać, że takie rozwiązanie w ogólnym rozrachunku jest dużo tańsze, a na pewno nie wymaga znacznych jednorazowych wydatków. Kolejna wielka zaleta wynika z tego, że to dostawca oprogramowania dba o jego aktualizację, zapewnia ochronę antywirusową i ogólnie poprawne działanie.

W internecie można korzystać nie tylko z oprogramowania, ale także z całych wirtualnych biur księgowych. Wówczas to, za stałą, miesięczną i dużo niższą niż w przypadku klasycznego biura opłatą, dokonujemy księgowania operacji naszej firmy. Nie tylko oszczędzamy pieniądze, ale także czas, który poświęcalibyśmy na odwiedziny fizycznego biura.

Dla niektórych ten brak fizycznego kontaktu z biurem może być pewną przeszkodą, ale w przypadku firm, w których dominują standardowe operacje księgowe, nawet jeżeli jest ich dużo, a firmom zależy na czasie, wirtualna rachunkowość może być rozwiązaniem optymalnym. W przyszłości należy się spodziewać upowszechnienia tego rodzaju usług.